Mnogi vlasnici biznisa finansijske rezultate detaljnije pogledaju tek kada se završi poslovna godina. Tada dobiju sliku o tome koliko su prihodovali, koliki su bili troškovi, koliki je profit i kako je poslovanje izgledalo u celini.
Ali tada je godina već završena.
Gledati finansijske izveštaje jednom godišnje nije upravljanje finansijama. To je pogled unazad.
Finansijski problem najčešće ne nastane odjednom. On se razvija postepeno, kroz promene koje pojedinačno možda ne izgledaju zabrinjavajuće. Prihod malo poraste, troškovi porastu nešto više, naplata počne da kasni, profitna marža se smanji, a vlasnik i dalje ima dovoljno posla i ne oseća da se nešto ozbiljno promenilo.
A onda, nekoliko meseci kasnije, postavi pitanje: „Šta se dešava? Kako smo došli dovde?“
Problem je što je odgovor možda već mesecima bio u finansijskim podacima.
Kada je vlasnik uključen u sve
Kod malih i srednjih preduzeća postoji još jedan razlog zbog kog se finansijama često ne posvećuje dovoljno pažnje. Vlasnik je najčešće uključen u mnogo više stvari nego što bi želeo. Bavi se prodajom, razgovara sa klijentima, rešava probleme, prati zaposlene, pregovara sa dobavljačima, donosi odluke o svakodnevnom poslovanju, a često se bavi i stvarima koje bi u većoj kompaniji bile odgovornost drugih ljudi.
Posebno je ovo izraženo u firmama koje su u fazi rasta. Rast poslovanja često ne prati odmah i rast organizacije. Prihodi i broj klijenata se povećavaju, pojavljuju se novi projekti i novi ljudi, ali vlasnik i dalje ostaje uključen u veliki deo svakodnevnog poslovanja. Bavi se prodajom, pregovara sa klijentima, rešava probleme, prati poslovanje i donosi veliki broj odluka.
U takvoj situaciji finansije lako ostanu u drugom planu. Ne zato što vlasniku nisu važne, već zato što se čini da uvek postoji nešto hitnije. Finansijski izveštaj može da sačeka još jedan dan, još jednu nedelju, pa čak i kraj godine.
A upravo u fazi rasta to može biti problem. Što je poslovanje kompleksnije, vlasniku je važnije da zna šta se dešava sa prihodima, troškovima, profitabilnošću, naplatom i novčanim tokom — i da te informacije dobije dovoljno rano da može da reaguje.
Rast poslovanja traži i drugačiji način upravljanja finansijama. Ono što je možda bilo dovoljno kada je firma bila manja često više nije dovoljno kada se povećaju prihod, broj klijenata, obim poslovanja i broj finansijskih odluka koje vlasnik mora da donese.
Problem se obično vidi pre nego što ga primetimo
Zamislimo firmu čiji prihod iz meseca u mesec raste. Na prvi pogled, sve izgleda dobro. Posla ima više, klijenti dolaze, prihod je veći nego prethodne godine.
Međutim, kada se rezultati uporede sa prethodnim periodom, vidi se da troškovi rastu brže od prihoda. Profitna marža se polako smanjuje, potraživanja od kupaca rastu, a novac na računu ne prati rast poslovanja.
Nijedna od ovih promena možda sama po sebi ne izgleda dramatično. Ali kada ih posmatramo zajedno, slika je drugačija.
Ako se finansijski rezultati pogledaju tek na kraju godine, vlasnik će videti da je profitabilnost pala i da je novčani tok pod pritiskom. Tada može da počne da traži objašnjenje, ali je nekoliko meseci već prošlo.
Ako se isti podaci prate mesečno, promene mogu da se uoče mnogo ranije.
Tada pitanje više nije: „Zašto nam je rezultat lošiji nego prošle godine?“
Već: „Šta se promenilo u poslednjih nekoliko meseci i šta možemo da uradimo sada?“
Mesečno praćenje daje prostor za reakciju
Kada finansijske rezultate pratimo mesečno, možemo da vidimo trendove, odstupanja i promene dok još imamo prostora da reagujemo.
Ako troškovi rastu brže od prihoda, možemo istražiti zašto. Ako naplata usporava, možemo se baviti potraživanjima pre nego što ugroze likvidnost. Ako profitabilnost određenih klijenata ili projekata pada, možemo preispitati cenu ili način na koji se posao realizuje.
Važno je i da se rezultat ne posmatra izolovano. Nije dovoljno znati da je prihod ovog meseca bio 50.000 evra. Potrebno je znati kako se taj prihod poredi sa prethodnim periodom, šta se dešava sa troškovima, kakva je profitabilnost i šta očekujemo u narednim mesecima.
Tek tada finansijski podaci počinju da imaju stvarnu vrednost za upravljanje poslovanjem.
Izveštaj nije kraj analize, već početak razgovora
Kada vlasnik dobije mesečni finansijski izveštaj, važno je da se analiza ne završi konstatacijom da je prihod porastao ili da je profit pao.
Mnogo važnija su pitanja koja dolaze posle toga.
Zašto se rezultat promenio? Šta je uticalo na njega? Da li je promena privremena ili predstavlja trend? Šta možemo da očekujemo u narednom periodu? I šta treba da uradimo sada?
Na primer, ako je profit ovog meseca niži nego prethodnog, odgovor ne mora da bude samo „troškovi su veći“. Potrebno je razumeti koji troškovi su porasli, zašto su porasli i da li je to nešto što možemo ili treba da promenimo.
Ako je prihod porastao, potrebno je videti da li je profit rastao istim tempom. Ako su potraživanja veća, treba razumeti da li je to posledica većeg obima poslovanja ili sporije naplate.
Praćenje rezultata nije isto što i upravljanje rezultatom.
Upravljanje počinje kada vlasnik na osnovu onoga što se dogodilo donese odluku o tome šta će uraditi dalje.
Brojke treba da pomognu u planiranju narednih koraka
Mesečno praćenje finansijskih rezultata ne služi samo da bismo svakog meseca znali gde smo.
Njegova vrednost je i u tome što nam omogućava da na osnovu dosadašnjih rezultata planiramo ono što dolazi. Ako vidimo da određeni troškovi rastu, možemo ih uzeti u obzir u narednom periodu. Ako očekujemo veće prihode, možemo planirati kako će taj rast uticati na troškove i novčani tok. Ako znamo da nas očekuje veća investicija, možemo unapred proceniti kako će uticati na likvidnost.
Na taj način finansijski podaci prestaju da budu samo istorija poslovanja. Postaju osnova za planiranje.
Tu finansijski controlling dobija svoju pravu vrednost
Finansijski controlling ne treba samo da pokaže gde se biznis nalazi danas. Njegova vrednost je u tome da pomogne vlasniku da razume zašto se nalazi baš tu, šta se menja i koje su moguće posledice narednih odluka.
Dobar finansijski pregled zato ne završava izveštajem. On otvara razgovor o poslovanju i narednim koracima.
Šta se dogodilo? Zašto se dogodilo? Šta možemo da očekujemo? I šta ćemo sada uraditi?
To je razlika između pukog praćenja finansijskih rezultata i upravljanja poslovnim rezultatom.
Finansijski izveštaji nisu samo pregled onoga što se dogodilo. Oni treba da budu alat za donošenje odluka o tome šta ćete uraditi sledeće.
